Заголовок 2 (второй уровень оглавления) и т. д.

Для того, чтобы включить в оглавление заголовки других стилей и назначить им другие уровни, нужно, нажав кнопку Параметры , выполнить соответственную настройку стилей уровням оглавления.

Рис. 4.8. Диалоговое окно Параметры оглавления .

Для быстрой правки уже существующего оглавления сделайте щелчок в поле оглавления. Кнопка Обновить поле служит для обновления в оглавлении номеров страниц элементов.

Предметный указатель

Предметный указатель – это список терминов, встречающихся в документе,

с указанием страниц, где они расположены. Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

- отдельных слов, фраз, символов;

Разделов;

Ссылок.

Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель

Предметный указатель вкладки Ссылки .

Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопкуПометить элемент . При

пометке текста в документе добавляется специальное скрытое поле.

Для окончательной сборки предметного указателя нажмите кнопку

Предметный указатель и при необходимости в появившемся окнеУказатель

произведите окончательные настройки.

Список литературы

Библиография – это список литературных или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в

конце текста. При вставке цитат надо указывать источник, откуда они взяты, поэтому понятия «библиография » и «цитаты » тесно взаимосвязаны.

Для работы с библиографией и цитатами служит панель Ссылки и списки литературы вкладкиСсылки .

Для добавления нового источника нужно нажать кнопку Вставить ссылку

панели и выбрать команду Добавить новый источник. В окне создания источника заполнить необходимые атрибуты (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Диалоговое окно Создать источник .

После завершения работы с документом список литературы можно создать автоматически, используя кнопку Список литературы на панелиСсылки и списки литературы. Перед этим можно просмотреть и откорректировать список, нажав кнопкуУправление источниками данной панели.

Титульный лист

В Word 2010 предусмотрено создание красиво оформленного титульного листа для документа. Титульный лист - первая страница, на которой указывают название работы, автора и другие необходимые сведения.

Для создания титульного листа существуют специальные заготовки. Для вставки в документ титульного листа перейдите на вкладку Вставка и выберите

Титульная страница в группеСтраницы . В появившемся окне выберите нужный шаблон титульного листа. После вставки в документ выбранного листа, введите в

поля нужный текст, ненужные элементы удалите, щелкнув на них и два раза нажав клавишу Delete .

Чтобы удалить титульную страницу, выполните команду Удалить текущую титульную страницу в меню кнопкиТитульная страница .

Контрольные вопросы

1. Как создать Подложку документа и для чего она нужна?

2. Для чего нужна опция Разрыв страницы ?

3. Как задать обтекание текстом графических объектов?

4. Для чего предназначены и как можно создать сноски в документе?

5. Как создать перекрестную ссылкуи оглавление?

6. Что такое библиографический списоки предметный указатель?

Создание предметного указателя

Предметный указатель представляет собой особый вид текстовой информации: текстовая информация представляет собой список понятий, терминов и определений, расположенных в алфавитном порядке, с указанием номеров страниц где встречается ключевое слово. Элементом предметного указателя является строка вида:

<Ключевое слово> <список номеров страниц>

Для создания предметного указателя необходимо найти каждое слово из списка ключевых слов «Список ключевых слов.doc » в основном документе «Основной документ.doc » и сформировать список номеров страниц, где встречаются данное слово. После этого необходимо сформировать текстовую информацию, состоящую из списка отсортированных по алфавиту ключевых слов, после которых следуют номера страниц, затем применить стили Указатель1-Указатель9 к каждому уровню и вывести текстовую информацию в основной документ.

При обнаружении ключевого слова в текст документа после данного слова вставляются специальные символы (непечатаемые знаки, которые становятся видны если включить инструмент), которые видны только в режиме просмотра непечатаемых знаков. Таким образом, при изменении структуры текстовой информации, порядка следования материалов, ключевое слово в тексте абзаца все равно остается помеченным. Эта пометка и служит признаком включения слова в предметный указатель.

Существует два основных способа определения состава предметного указателя:

- пометка ключевых слов «вручную» – для добавления слова в предметный указатель необходимо выделить его, а затем выполнить команду Вста вка ® Ог лавление и указатели ® У казатель ® Пометить , где в появившемся диалоге настроить необходимые параметры и нажать Ok .

- Автопометка – поиск и выделение слов для предметного указателя специальными символами в тексте документа на основании предварительно созданного списка ключевых слов в отдельном файле – файла словаря. Для этого необходимо выполнить команду Вста вка ® Ог лавление и указатели ® У казатель ® А втопометка , выбрать файл содержащий список ключевых слов и нажать кнопку «Открыть ». После этого во всем документе после обнаруженных ключевых слов будут вставлены специальные символы.

Рассмотрим создание предметного указателя на примере.

1. Создайте новый документ и сохраните его под именем «Основной документ.doc ».

2. Введите текст, и разместите его на страницах, как указано ниже.

Текст на первой странице:

При правильной организации реклама очень эффективна и способствует быстрой бесперебойной реализации производимой продукции. При этом ускоряется возврат оборотных денежных средств предприятий, устанавливаются деловые контакты производителей с покупателями и потребителями продукции, спрос возрастает и превышает предложение, что, в свою очередь, является объективной основой расширения производства и повышения эффективности хозяйственной деятельности.

Текст на второй странице:

Реклама товаров – это не прихоть. Это естественный инструмент экономики и важный регулятор рыночной системы. Принятый курс на интенсификацию экономики, упрочение рыночных принципов, острая необходимость в решении социальных проблем, повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции поставили в области рекламной деятельности конкретные задачи, решению которых способствует организация комплекса рекламных мероприятий.

Текст на третьей странице:

Реклама возникла из естественной потребности одних людей сообщить другим те или иные сведения о производимых товарах или оказываемых услугах. Отсюда можно сделать предположение, что реклама возникла очень давно.

3. Создайте новый документ Word и сохраните его под именем «Файл словаря.doc ».

В этом файле необходимо создать таблицу из двух столбцов: первый столбец будет содержать словоформу (вариант слова в тексте, например «Время », «время », «временем »), второй – слово в тексте предметного указателя, которому будет соответствовать данная словоформа. Пример:

Для введенного текста создадим такой список ключевых слов в файле словаря, выраженный в табличной форме.

На экране это будет выглядеть следующим образом:

4. Сохраните документ «Файл словаря.doc ».

5. Откройте документ «Основной документ.doc ».

6. Переведите курсор ввода в конец документа (Ctrl+End ).

7. Вставьте разрыв страницы (Ctrl+Enter ) для перевода курсора ввода на другую страницу (текст предметного указателя во всех документах начинается с новой страницы).

8. Выполните команду Вста вка ® Ог лавление и указатели ® У казатель

9. В появившемся диалоге произвести настройку параметров создания предметного указателя (приведенные на рисунке выше параметры являются стандартными по умолчанию)

Для выделения первых букв ключевых слов в заголовки текстовых блоков предметного указателя в поле «Форматы: » необходимо выбрать «Строгий ».

Для настройки стилей предметного указателя необходимо нажать кнопку «Изменить… »и изменить параметры стилей Указатель1-Указатель9 (каждый стиль предназначен для форматирования соответствующего уровня предметного указателя также, как и у стилей заголовков).

10. Произвести пометку ключевых слов в документе на основании заполненного ранее списка ключевых слов. Для этого воспользуемся средством Автопометка : необходимо нажать в диалоге Оглавление и указатели кнопку Автопометка , после чего выбрать имя файла-словаря «Файл словаря.doc » и нажать Открыть .

В результате, в текст документа после каждого найденного ключевого слова будут вставлены специальные непечатаемые символы, которые видны только в режиме показа непечатаемых знаков.

11. Вернуться в меню Оглавление и указатели и нажать Ok для вставки текста предметного указателя в текст документа.

В результате получим:

Предметный указатель, так же как и оглавление, представляет собой блок информации, который можно обновлять. Для обновления информации предметного указателя необходимо, также как и для оглавления, вызвать контекстное меню нажатием правой кнопки мыши когда курсор ввода находится на тексте предметного указателя и выбрать пункт Обновить поле .

Однако, при этом произойдет только обновление номеров страниц элементов предметного указателя.

Если изменился список ключевых слов в файле «Файл словаря.doc » (например, туда были добавлены словоформы слова «производство»)

производство

производство

Теперь мы вставим в документ предметный указатель. Он будет включать в себя два уровня. Для примера возьмем тот же текст, с которым мы уже работали (см. рис. 4.14).

Предметный указатель обычно располагается в конце документа, являясь его заключительной частью. Вначале нужно подготовить место для вставки. Для этого установим курсор в конец документа и нажмем клавишу Enter, после чего введем заголовок Предметный указатель и опять нажмем Enter – в этом месте и будет сформирован новый объект. Название указателя оформим стилем Заголовок 1 – по аналогии с тем, как мы ранее оформляли заглавие. В результате документ примет вид, показанный на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Место для предметного указателя

Теперь приступим к пометке объектов указателя. В нашем примере элементами первого уровня будут текстовые фрагменты Заголовок и Обычный текст, а элементами второго уровня (подчиненного) – слова маркированный и нумерованный.

Выделим слово Заголовок и нажмем на вкладке Ссылки в группе Предметный указатель кнопку Пометить элемент. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.16.

Здесь в поле основной указывается текст объекта первого уровня, а в поле дополнительный – второго уровня. По умолчанию в первом поле отображается выделенный текст, но его можно изменить. Текст элемента второго уровня набирается.

Рис. 4.16. Определение элемента указателя

В области Параметры с помощью переключателя указывается, что именно будет представлять собой объект указателя (перекрестную ссылку, номер страницы или диапазон страниц). Чаще переключатель устанавливается в положение текущая страница – в этом случае будет отображен номер листа, где был помечен элемент указателя. Это положение установлено по умолчанию, и мы его менять не будем.

С помощью флажков полужирный и курсив, которые находятся в области Формат номера страницы, можно выбрать начертание номера страницы для данного элемента указателя. В нашем примере мы сделаем так, чтобы номера страниц элементов первого уровня отображались полужирным шрифтом, а элементов второго уровня – курсивом. Следовательно, сейчас нам нужно установить флажок полужирный.

После нажатия кнопки Пометить наш элемент будет обозначен соответствующим образом в тексте (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Помеченный элемент указателя

При этом автоматически включается отображение скрытых символов. Чтобы отключить данный режим, нужно в группе Абзац нажать кнопку Отобразить все знаки.

Аналогичным образом пометим еще один объект указателя первого уровня – обычный текст.

Теперь приступим к обозначению элементов второго уровня. Для этого выделим в документе слово маркированный и откроем окно Определение элемента указателя (см. рис. 4.16). Здесь в поле основной введем значение обычный текст (ему будет подчинен создаваемый элемент), а в поле дополнительно – значение маркированный. В области Формат номера страницы установим флажок курсив, после чего нажмем кнопку Пометить – в результате будет обозначен элемент указателя второго уровня. Затем аналогичным образом помечаем слово нумерованный, который также будет подчинен элементу обычный текст.

Таким образом, мы пометили все объекты, которые должны быть включены в состав предметного указателя, и нам осталось сформировать сам указатель. Для этого устанавливаем курсор в требуемое место (под заголовком предметного указателя) и нажимаем в группе Предметный указатель вкладки Ссылки кнопку Предметный указатель (ее название отображается в виде всплывающей подсказки). В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.18.

Здесь в поле Форматы из раскрывающегося списка выберем значение Классический и снимем флажок Номера страниц по правому краю. Переключатель Тип установим в положение с отступом, в поле Колонки введем значение 2, затем нажмем кнопку ОК. Результат выполненных действий представлен на рис. 4.19.

Как видно на рисунке, элементы первого уровня указателя сгруппированы по алфавиту – в соответствии с выбранным форматом Классический, который демонстрируется в поле Образец печатного документа (см. рис. 4.18). Указатель сформирован в двух колонках, так как мы выбрали соответствующее значение (поле Колонки, см. рис. 4.18).

Рис. 4.18. Формирование предметного указателя

Рис. 4.19. Предметный указатель

Номера страниц элементов первого уровня имеют полужирное начертание, второго уровня – курсивное (в соответствии с выполненной настройкой).

Word 2007 предусматривает формирование разных предметных указателей, причем пользователь может сам настроить оптимальный вариант.

Теперь нам осталось лишь обновить документ, чтобы заголовок указателя отобразился в оглавлении. Для этого нужно выделить весь документ (комбинацией клавиш Ctrl+A) и нажать клавишу F9 – в результате откроется окно, изображенное на рис. 4.20.

Рис. 4.20. Обновление оглавления

Здесь нужно установить переключатель в положение обновить целиком и нажать кнопку ОК. В результате оглавление примет вид, показанный на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Обновленное оглавление документа

Гиперссьшки дают возможность пользователю быстро переходить от одного документа к другим, хранящимся на компьютере или в локальной сети, а также – к веб‑страницам, расположенным в Интернете.

Если вы хотите произвести впечатление на окружающих, в конце документа вставьте указатель. Элегантное решение, хотя более сложное, чем создание оглавления.

Что такое указатель? Это реестр терминов, названий и даже фамилий, которые упоминаются в документе. Естественно, он используется не во всех документах - скажем, письмо к тетушке не обязательно снабжать указателем (я надеюсь, что вы не станете этого делать).

Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. На первом происходит отбор слов или словосочетаний, которые должны быть включены в указатель. (Разумеется, этот этап предполагает наличие готового документа.) Второй этап - это, собственно, создание указателя.

Чтобы отметить элемент текста для последующего включения его в указатель, выполните следующие действия.

1. Выделите текст, который вы хотите поместить в указатель.

Это может быть слово, словосочетание или иной фрагмент. В любом случае, будущий элемент указателя следует выделить.

1. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели . Появится диалоговое окно Оглавление и указатели.
2. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.
3. Щелкните на кнопке Пометить .

Появится диалоговое окно , показанное на рис. 22.3. Обратите внимание, что выделенный в документе текст появляется в поле Элемент указателя основной . (Текст можно отредактировать, если хотите.)

1. Щелкните либо на кнопке Пометить , либо на кнопке Пометить все.

Кнопка Пометить используется для того, чтобы пометить данное написание слова и включить его в указатель. Применяйте эту кнопку, если хотите отметить только те включения данного слова, которые, на ваш взгляд, окажут читателю максимальную пользу. Кнопка Пометить все заставит Word найти и отметить все включения данного слова. Применяйте этот параметр, если хотите, чтобы читатель сам решил, какие случаи использования данного термина важны, а какие - нет.

Можете также поэкспериментировать с другими параметрами диалогового окна Определение элемента указателя.

Рис. 22.3. Диалоговое окно Определение элемента указателя

Примечание

Когда вы отмечаете элементы указателя, Word переключается в режим Показывать скрытые коды . В этом режиме становятся видимыми такие обычно невидимые символы, как пробелы, символы конца абзаца, табуляции и пр. В п. 8 речь идет о том, как убрать их с глаз долой.

В документе вы также увидите коды указателя, которые появились в нем в окружении фигурных скобок.

1. Продолжайте просматривать свой документ, выискивая, что еще можно вставить в указатель.

Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, поэтому вы можете продолжить работу над созданием указателя. Выделите текст в документе, затем щелкните в открытом, но неактивном диалоговом окне Определение элемента указателя. Выделенный текст появится в поле Элемент указателя основной . Щелкните на кнопке Пометить или Пометить все , чтобы продолжить создание указателя.

1. Закончив, щелкните на кнопке Закрыть .

Диалоговое окно Определение элемента указателя исчезнет.

1. Нажмите комбинацию клавиш , чтобы отключить режим Показывать скрытые коды.

В данном случае используйте клавишу <8> , которая находится на основной, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.

Когда, наконец, все элементы указателя будут отмечены, переходите к его составлению.

1. Установите курсор в той части документа, в которой должен находиться указатель.
2. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели .
3. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель .

Вкладка Указатель показана на рис. 22.4.

Рис. 22.4. Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и указатели

1. Если хотите, исследуйте это диалоговое окно.

Стиль указателя можно выбрать в раскрывающемся списке Форматы . В области Образец печатного документа вы сможете увидеть все изменения, которые будут происходить с вашим указателем.

С помощью списка Колонки укажите, на сколько колонок разбить указатель. В принципе, стандартным считается использование двух колонок, однако это дело вкуса.

1. Щелкните на кнопке ОК .

Получилось! Аккуратный указатель занял достойное место в отдельном разделе вашего документа. (Дополнительно о разделах читайте в главе 15 .)

• Научно доказано, что при чтении книг гораздо чаще обращаются к указателю, нежели к оглавлению. Так что позаботьтесь о том, чтобы созданные вами указатели были красивыми и аккуратными.
• Используйте комбинацию клавиш для отмены операций по составлению предметного указателя. Рекомендуем сначала протестировать свои (и Word) способности на тестовом документе.

Предметный указатель

В Word предусмотрены средства автоматизации составления предметных указателей для документов. Элементы располагают­ся в предметном указателе рассортированными по алфавиту.

Элементы, подлежащие включению в предметный указатель, создаются с помощью специальных скрытых полей {ХЕ}. Чтобы видеть на экране положение элементов предметного указателя, следует установить в диалоговом окне Сервис/Параметр на вкладке Вид флажок Скрытый текст. При составлении предметного указателя Word располагает его элементы в алфавитном порядке, объединяет ссылки в одинаковые элементы и указывает соответствующие номера страниц. Элементы предметного указателя и сам предметный указатель создаются либо с помощью команды Вставка/Оглавление и указатели, либо путем вставки в текст соответствующих кодов полей. Предметный указатель может располагаться в любом месте текста и охватывать по выбору пользователя весь документ либо только его часть, помеченную закладкой. Кроме тог можно создать неполный указатель для некоторого диапазон букв, например, указатель для элементов, начинающихся букв А...Е. Использование ключей позволяет задавать формат и содержимое предметного указателя. После внесения изменений в документ следует обнови предметный указатель, нажав клавишу (обновление полей).

Создание предметного указателя

Текст элемента, который должен быть включен в предметный указатель, должен быть специальным образом помечен в документе.

Процедура. Обозначение элементов предметного указателя посредством команды меню

Выделите текст, который должен быть помещен в предметный указатель.

Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и берите вкладку Указатель.

Нажмите командную кнопку Пометить.

В поле ввода Основной элемент введите текст, который должен быть включен в предметный указатель для данного документа. Если перед открытием диалогового окна в документе был выделен фрагмент текста, то именно он будет помещен в поле Основной элемент. Содержимое поля Основной элемент можно изменять.

Если необходимо создать дополнительный элемент, то в поле Дополнительный определите его текст. Word форматирует дополнительный элемент стилем следующего более низкого уровня в иерархии стилей предметного указателя. Текст до­полнительного элемента отделен в коде поля от основного двоеточием (:).

С помощью опций Полужирный и Курсив определите, каким образом должны быть отформатированы в предметном ука­зателе номера страниц.

В поле Параметры определите тип элемента предметного указателя:

Опция Текущая страница размещает в предметном указа­теле следом за текстом элемента номер той страницы, на которой был создан данный элемент в документе.

Выбрав опцию Диапазон страниц, можно в поле списка Закладка выбрать одну из определенных в документе за­кладок. В этом случае в элемент предметного ука­зателя включается диапазон номеров страниц области текс­та, определенной закладкой.

Нажмите командную кнопку Пометить, чтобы вставить в до­кумент код поля элемента предметного указателя.

Чтобы добавить в указатель все элементы, полностью совпа­дающие с текстом, выделенным перед открытием диалогово­го окна, нажмите кнопку Пометить все.

Если скрытый текст виден на экране, элемент пред­метного указателя будет отображен кодом поля {ХЕ}.

Для создания следующего элемента предметного указателя следует, не закрывая диалогового окна Определение эле­мента указателя, выделить с помощью мыши соответствую­щий фрагмент текста в документе и щелкнуть в окне. Word обновляет содержимое поля Основной элемент.

Процедура. Создание предметного указателя с помощью команды меню

Пометьте элементы предметного указателя.

Поместите курсор в той позиции документа, где должен быть вставлен предметный указатель.

Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и вы­берите вкладку Указатель.

В поле Тип определите внешний вид предметного указателя.

Опция С отступом (по умолчанию) помещает ключевые слова более низких уровней в новых строках с соответствующим отступом.

Опция Без отступа помещает все уровни один за другим в одном абзаце и отделяет их точками с запятой.

5. В поле Форматы выберите формат указателя. В поле просмотра Образец можно оценить результат выбора.

Выбранный формат определяет используемые для офор­мления указателя стили.

После выбора формата Из шаблона с помощью командное кнопки Изменить можно открыть окно Стиль и изменить используемые для оформления указателя стили.

В поле Колонки укажите, в скольких колонках следует разместить предметный указатель. Если количество колонок в указателе такое же, как в документе, следует выбрать в этом поле значение Авто.

Определите позицию номеров страниц. Если в поле Тип был выбран вариант Без отступа, то флажок Номера страниц по правому краю недоступен. Если этот флажок установлен, т номера страниц будут отделены от элементов символом табуляции. В поле Заполнитель выберите подходящий символ-заполнитель табуляции.

8. Нажмите ОК и тем самым запустите процедуру составления предметного указателя. Word выполняет разбивку документа на страницы и собирает предметный указатель.

Предметный указатель формируется кодом поля и поэтому в любой момент может быть обновлен с помощью .